KI im Projektmanagement

Mindset

Vor dem Prompt kommt Kontext.
Aus dem Kontext wird ein System.

Ich schreibe kaum noch Prompts. Ich sage der KI: «Mach mir einen Prompt.» Wenn der Kontext stimmt, stimmt auch der Prompt.

Arbeitsteilung

Was die KI übernimmt, was bei dir bleibt

«Verstehen kannst du nicht delegieren.»

Die grösste Gefahr

Weniger ist mehr

Die KI baut dir alles, auch Systeme, die du selber nicht mehr durchschaust. Nach einer Woche weisst du nicht mehr, was das Ding überhaupt macht. Und die Verantwortung bleibt trotzdem bei dir.

Das Fundament

Ground Truth

Ein strukturierter, kuratierter Ort, an dem das Kernwissen zum Projekt liegt: Ziele, Scope, Stakeholder, Aufgaben, Entscheidungen, Risiken. Nicht ein Ordner, in dem einfach alles drinsteckt.

# Projekt Nova Pulse
## Status
- Gelb: Budget reduziert auf CHF 42'000

## Nächster Schritt
- GL-Entscheidungsgrundlage bis 10:30

## Offene Fragen
- Bern-Sales bestätigt?

Kanonisch heisst: die eine, verbindliche Fassung. Widersprechen sich zwei Angaben, gilt, was in dieser Datei steht. Rohquellen (Mails, Briefings, Transkripte) bleiben daneben liegen, die Essenz wird hier kuratiert.

Das System

Drei Bausteine, dann fühlt es sich an wie Assistenz

«Eine gute Assistenz denkt mit und weiss jeden Morgen, was ansteht. Genau das kann die KI übernehmen, und sie schaut auch am Freitagabend kein Fussballspiel.»

Das ist der Kern. Am Schluss rollen wir ihn zum 6-Schritte-Blueprint aus, mit allen Prompts dazu.

Kurz erklärt

Was ist eigentlich localhost?

Das Dashboard läuft gleich auf 127.0.0.1. Das ist kein Internet, das bist du selbst.

Live-Demo

So läuft die Demo

1. Der Ordner: Quellen in sources/, eine Datei ground-truth.md, alles lokal.
2. Das Dashboard: läuft auf localhost, nur bei mir. Zwei Ansichten aus derselben Datei: eine komplexe und eine minimalistische. Gleiche Wahrheit, andere Darstellung.
3. Trigger: Ich schreibe status, die KI liest die Ground Truth und sagt mir, wo das Projekt steht und was die nächste beste Aktion ist.
4. E-Mail: Neue Kundinnenmail im Projektlabel → die KI erstellt einen Draft direkt in Gmail. Ich prüfe und schicke ab.
5. Artefakte: «Mach mir eine Timeline» → Markdown → «Mach eine Website daraus» → «Und ein PDF für die GL.» Alles aus demselben Kontext.
6. Meeting-Transkript: hineinwerfen → Entscheidungen, Aufgaben mit Owner, offene Fragen, sauber extrahiert.

Wichtig fürs Publikum: Das Dashboard ist nur eine Spiegelung der Ground Truth. Ich klicke dort nichts, ich sage dem Agenten, was zu ändern ist.

Risiko im Griff

E-Mail-Zugang, ohne alles preiszugeben

Erstelle dir eine eigene E-Mail-Adresse als Agent-Inbox, zum Beispiel
bei Atomic Mail (atomicmail.io). Recherchiere selbst, wie die Anmeldung
funktioniert, richte das Konto ein und bewahre die Zugangsdaten sicher
lokal auf: nie im Klartext in Projektdateien oder in der Ground Truth.

Danach sag mir die neue Adresse. Ich leite dir künftig Projektmails
dorthin weiter, sensible Mails bleiben aussen vor. Du liest nur diese
Inbox und verarbeitest neue Mails, wenn ich «update» sage.

Nutzen gegen Risiko abwägen: Was ist das Schlimmste, das passieren kann? Das ist deine Einschätzung, und deine Verantwortung.

Und wenn ich nur Copilot habe?

Nur Microsoft Copilot? Damit arbeitest du trotzdem

Ohne Datei-Agent und Connectoren bist du selber die Verbindung: du trägst den Kontext in den Chat und die Ergebnisse zurück. Mehr Copy-Paste, gleiches Prinzip.

1. Immer «Think Deeper» bzw. Reasoning an, sobald etwas kombiniert werden muss. Faustregel: Könnte es ein Praktikant nicht erledigen, dann Think Deeper. Nur beim Spellcheck lohnt sich der schnelle Modus.
2. Du bist der Connector. Mails, Notizen und Protokolle bewusst in den Chat geben, Ergebnisse zurück in deine Ablage kopieren. Das ist der manuelle Loop, und er funktioniert.
3. E-Mails als .eml aus Outlook ziehen und in den Chat hochladen. Copilot liest sie direkt, kein PDF-Ausdrucken, kein Umformatieren. Zehn wichtige Mails reichen für den Anfang.
4. Copilot dort nutzen, wo es eingebaut ist: in Outlook Threads zusammenfassen und Antworten entwerfen, in Teams das Meeting-Recap, in Word und Excel direkt im Dokument.
5. Die IT fragen, was freigegeben ist: SharePoint-Zugriff? Outlook-Connector? Schlag ein Pilotprojekt vor, statt auf die grosse Freigabe zu warten.

Copilot + Ground Truth

Dein Ground-Truth-System (GTS) lebt im SharePoint

Das Ground-Truth-Prinzip braucht keinen lokalen Agenten. Eine gepflegte Datei im Projektordner reicht, du übernimmst die Rolle der Automatisierung.

1. Eine Ground-Truth-Datei anlegen im SharePoint- oder OneDrive-Projektordner. Ideal als Textdatei (.md oder .txt), die Vorlage dafür ist im GTS-Starter-Kit. Wenn es Word sein muss: schlicht halten, Titel und Listen statt Tabellenwüsten.
2. In jedem Chat mitgeben: Datei anhängen oder (mit M365 Copilot, je nach Lizenz) direkt referenzieren. Copilot hat damit sofort den ganzen Projektkontext, egal in welchem Chat du bist.
3. Update-Routine etablieren: neue Mails und Protokolle hochladen, «Aktualisiere die Ground Truth» ausführen, das Ergebnis zurück in die Datei speichern. Fünf Minuten am Morgen, dafür stimmt der Stand.
4. In Steps arbeiten: zuerst verstehen lassen, dann extrahieren, dann erstellen. Nach jedem Schritt prüfen, denn die Verantwortung bleibt bei dir.

Ich lade dir die wichtigsten E-Mails, das Briefing und ein Meeting-Protokoll
zu einem Projekt hoch.

Hilf mir zuerst zu verstehen, was hier läuft. Danach extrahiere das Wissen
so, dass ich es als Projekt-Grundlage (Ground Truth) weiterverwenden kann:
Ziele, Scope, Beteiligte, Aufgaben, Entscheidungen, Risiken, offene Fragen.

Trenne belegte Fakten, Annahmen und offene Fragen. Erfinde nichts.

Angehängt findest du meine Ground-Truth-Datei und neue Quellen
(Mails, Protokolle) seit dem letzten Update.

Aktualisiere die Ground Truth:
1. Fakten aus den neuen Quellen extrahieren
2. Aufgaben, Risiken und Entscheidungen nachführen
3. Annahmen und offene Fragen separat markieren
4. Änderungen am Schluss als kurze Liste ausgeben

Gib mir die komplette aktualisierte Datei zurück, damit ich sie
direkt wieder abspeichern kann. Erfinde nichts.

Downloads

Alles zum Herunterladen und Sofort-Loslegen

Du bist mein persönlicher Setup-Guide. Ziel: Am Ende dieser
Konversation habe ich ein funktionierendes Projektmanagement-System
nach dem Ground-Truth-Prinzip UND ein persönliches Prompt-Kit mit
allen Prompts, die ich im Alltag brauche. Kuratierter Kontext in
Markdown-Dateien, Trigger statt Prompts, ich entscheide.

ARBEITSWEISE (gilt für die ganze Konversation):
- Immer nur EIN Schritt aufs Mal, dann warte auf meine Antwort.
- Erkläre vor jedem Baustein in 2-3 Sätzen, wozu er dient und was er
  mir bringt. Kein Fachbegriff ohne Erklärung.
- Liefere jede Datei KOMPLETT und format-fertig. Keine Platzhalter,
  ausser klar markierten [SO AUSFÜLLEN]-Stellen.
- Wenn mein Tool Dateien anlegen kann (Codex, Claude Code, Cowork):
  leg sie direkt an. Wenn nicht (ChatGPT, Copilot): gib mir die Datei
  zum Kopieren plus eine exakte Schritt-für-Schritt-Anleitung, wo und
  wie ich sie speichere.
- Nach jedem Schritt: ein kurzer Test, mit dem ich prüfe, dass es
  funktioniert (z.B. eine Frage, die die KI jetzt beantworten kann).
- Erfinde nichts, nutze nur meine Antworten. Drafts statt automatisch
  versenden. Klein anfangen: ein Pilotprojekt, eine Automatisierung.

PHASE 1 · INTERVIEW: Stelle mir die Fragen EINZELN, jede mit
konkreten Antwortoptionen (A, B, C …) plus einer Option «Anderes,
nämlich …», so dass ich mit einem Buchstaben antworten kann.
Mehrfachauswahl erlauben, wo es passt. Antworte ich «weiss nicht»,
erkläre kurz und hilf mir, es herauszufinden. So sehen die Fragen aus:

1. Mit welchem KI-Tool arbeitest du hauptsächlich?
   A) Codex  B) Claude Code / Claude Cowork  C) ChatGPT
   D) Microsoft Copilot  E) Mistral  F) Anderes, nämlich …
2. Darf dein Tool Dateien auf deinem Rechner lesen und schreiben?
   A) Ja  B) Nein, nur Chat  C) Weiss nicht (dann finden wir es
   zusammen heraus)
3. Was erlaubt deine Firma?
   A) Connectoren (E-Mail, Kalender, SharePoint)  B) Nur Datei-Uploads
   C) Nur Copy-Paste  D) Weiss nicht
4. Wo läuft deine Projektkommunikation?
   A) Outlook  B) Gmail  C) Anderes, plus: A) Teams  B) Slack  C) keins
5. Nenn mir 1 bis 3 Projekte. Ich helfe dir, das beste Pilotprojekt
   auszuwählen, und stelle Rückfragen mit Optionen.
6. Was frisst dir am meisten Zeit?
   A) Status und Reports  B) Mails entwirren  C) Protokolle
   D) Deadlines im Blick behalten  E) Anderes, nämlich …
7. Welche Daten dürfen auf keinen Fall in die KI?
   A) Kundendaten  B) Finanzen  C) Personaldaten  D) Nichts davon
   E) Anderes, nämlich …

Fasse meine Antworten danach in 5 Zeilen zusammen und lass sie mich
bestätigen oder korrigieren, bevor du weitermachst.

PHASE 2 · EMPFEHLUNG: Sag mir, welches Setup zu meiner Tool-Lage
passt und warum. Lokaler Agent mit Projektordner (ground-truth.md,
sources/, AGENTS.md, Trigger, echte Automatisierung) ODER Chat-
Variante (Ground-Truth-Datei in meiner Ablage, in jedem Chat
anhängen, ich bin der Connector). Nenne auch, was du bewusst
weglässt: weniger ist mehr. Warte auf mein Go.

PHASE 3 · AUFBAU. Pro Schritt immer: Erklärung → Interview-Fragen
(auch hier mit Antwortoptionen, wo es passt) → fertige Datei →
Ablage-Anleitung → Test.
1. ueber-mich.md (wer ich bin, mein Stil, meine No-Gos)
2. Betriebsanleitung passend zu meinem Tool: AGENTS.md (Datei-Agent)
   oder Custom Instructions bzw. Projekt-Anweisungen (ChatGPT,
   Copilot), inklusive Triggerwörter update / check / status mit
   exaktem Ablauf, Schritt für Schritt
3. ground-truth.md für mein Pilotprojekt, plus Ordnerstruktur bzw.
   Ablage-Plan mit sources/ für Rohmaterial
4. EINE Automatisierung: wenn mein Tool geplante Tasks kann, als
   fertige Anweisung zum Einrichten (sag mir exakt, wo ich sie
   einstelle); wenn nicht, als tägliche 5-Minuten-Routine mit
   fertigem Update-Prompt.

PHASE 4 · MEIN PROMPT-KIT: Erstelle zum Schluss die Datei
mein-prompt-kit.md mit allen Prompts für meinen Alltag, angepasst an
mein Tool und mein Pilotprojekt, jeder sofort nutzbar. Pro Prompt
eine Zeile, wann ich ihn brauche. Mindestens: neue Quellen einpflegen
(update), Tagesstand (check), Projektstatus (status), Statusreport
für Stakeholder, Meeting-Transkript zu Protokoll und Aufgaben,
E-Mail-Thread entwirren, Wochenreview, Ground-Truth-Qualitätscheck.

PHASE 5 · ABSCHLUSS: Eine Checkliste (eingerichtet / muss ich noch
selbst tun / erster Testlauf) und ein 7-Tage-Plan: wie ich das System
die erste Woche fahre, und woran ich am Ende der Woche merke, ob es
trägt.

Mehr davon: rtk.kuble.com, Road to Knowledge: gratis registrieren, Tutorials und regelmässige Webinare.

Zum Schluss · Blueprint

In 6 Schritten zu deinem eigenen PM-System

Sechs Schritte, jeder ist für sich schon nützlich. Und für jeden bekommst du hier den Prompt dazu.

1. ueber-mich.md schreiben. Wer du bist, deine Rolle, deine Projekte, dein Kommunikationsstil, deine No-Gos. Das ist das Fundament: besserer Kontext, bessere Resultate.
2. AGENTS.md anlegen. Die Betriebsanleitung für deine KI: wie sie denkt und schreibt, wann sie nachfragt, was tabu ist. Fakten von Annahmen trennen, Drafts statt Versand. Du hörst auf, dich zu wiederholen.
3. Ground Truth pro Projekt aufbauen. Eine kanonische Datei je Projekt statt tausend Chats: die eine, verbindliche Fassung, bei Widersprüchen gilt sie. Rohquellen daneben in sources/. Das ist das Gedächtnis deines Systems.
4. Verbindungen einrichten. E-Mail über Projektlabels, Kalender, Ablage. Erst mit Signalen von aussen wird aus dem Chat eine Assistenz.
5. Trigger statt Prompts. update, check, status. Einmal in der AGENTS.md definiert, für immer wiederverwendbar.
6. Automatisieren. Morgen-Briefing, Statusreport, Deadline-Wächter. Dein System arbeitet auch, wenn du nicht hinschaust.

Die Prompts dazu: kopieren, einfügen, und die KI interviewt dich. Am Schluss bekommst du die Datei fertig formatiert zum Abspeichern.

Ich will eine Datei ueber-mich.md als Fundament für meine
KI-Zusammenarbeit.

Interviewe mich dazu: Stelle mir die Fragen einzeln und warte jeweils
auf meine Antwort. Frage nach: Rolle und Verantwortung, aktuelle
Projekte, Arbeitsweise, Kommunikationsstil (Ton, Sprache, Du/Sie),
Werte und Entscheidungsgrundsätze, No-Gos.

Maximal 8 Fragen. Bohre nach, wenn eine Antwort zu vage ist.

Danach erstelle die komplette ueber-mich.md als Markdown mit klaren
Abschnitten (# Titel, ## Abschnitte, Aufzählungen), damit ich sie
direkt abspeichern kann. Nutze nur meine Antworten, erfinde nichts.

Ich will eine AGENTS.md: die Betriebsanleitung, wie meine KI für
mich arbeiten soll.

Interviewe mich einzeln zu: Wie soll die KI schreiben (Ton, Sprache,
Länge)? Was soll sie nie tun? Wann soll sie nachfragen statt raten?
Was darf sie allein entscheiden, was braucht meine Freigabe?
Welche Triggerwörter will ich (z.B. update, check, status) und was
soll jeweils passieren?

Danach erstelle die komplette AGENTS.md als Markdown: Grundregeln,
Arbeitsweise, Tabus, Triggerwörter mit Ablauf. Formuliere die Regeln
kurz und prüfbar. Nur aus meinen Antworten, nichts erfinden.

Ich will für ein Projekt eine Ground Truth aufbauen: eine kanonische
Datei, die den verbindlichen Stand hält.

Interviewe mich einzeln zu: Projektname und Ziel, Scope und
Out-of-Scope, Beteiligte und Rollen, aktueller Status, nächste
Schritte mit Fristen, bekannte Risiken, offene Fragen.

Danach erstelle die komplette ground-truth.md als Markdown mit den
Abschnitten: Zusammenfassung, Projekt, Aufgaben (Tabelle mit Owner
und Frist), Entscheidungen, Risiken, Offene Fragen, Annahmen,
Changelog. Trenne belegte Fakten von Annahmen. Erfinde nichts.

Hilf mir zu entscheiden, welche Verbindungen meine KI zu meinen
Tools bekommen soll.

Frage mich einzeln: Welche Tools nutze ich (E-Mail, Kalender, Ablage,
Chat)? Was davon darf die KI lesen, was schreiben? Welche Daten sind
sensibel und bleiben aussen vor? Was erlaubt meine Firma?

Danach erstelle mir einen kurzen Verbindungs-Plan als Markdown:
pro Tool der Zugriff (lesen / schreiben / kein Zugriff), die
Begründung und der erste Einrichtungsschritt. Dazu eine Zeile pro
Risiko, das ich bewusst in Kauf nehme.

Ich will Triggerwörter definieren, damit ich nicht jedes Mal neu
prompten muss.

Frage mich einzeln: Welche Abläufe wiederhole ich regelmässig
(z.B. Tagesstand, neue Quellen verarbeiten, Statusreport)? Was genau
soll bei jedem Ablauf passieren, Schritt für Schritt? Was soll die
KI dabei nie tun?

Danach erstelle mir pro Ablauf einen Trigger-Abschnitt im
AGENTS.md-Format: ### triggerwort, darunter die Schritte als
nummerierte Liste, darunter die Grenzen. Kurz und eindeutig, damit
die KI es jedes Mal gleich ausführt.

Ich will wiederkehrende PM-Arbeit automatisieren (z.B.
Morgen-Briefing, Statusreport, Deadline-Wächter).

Frage mich einzeln: Welche Routine will ich zuerst? Wann soll sie
laufen? Welche Quellen braucht sie? Was ist das Ergebnis und wohin
geht es? Woran merke ich, dass sie falsch läuft?

Danach erstelle mir die Automatisierungs-Anweisung als Markdown:
Name, Zeitplan, Schritte, Quellen, Ausgabeformat, Stopp-Regeln.
So formuliert, dass ich sie direkt als Auftrag an meine KI oder in
eine Automation einfügen kann. Starte mit einer Routine, nicht mit
fünf.

«Die meisten stellen der KI Fragen. Wenige bauen Systeme. Das ist der Unterschied.»

▤ Blueprint als Grafik aufklappen ↓

blueprint-grafik.png herunterladen ↓