Der wichtigste Zusatz, an jeden Prompt anhängen
Trenne immer:
- belegte Fakten
- Annahmen
- offene Fragen
Erfinde keine Fakten. Wenn Informationen fehlen, sag genau, welche.
Zum Schluss · Blueprint
In 6 Schritten zu deinem eigenen PM-System
Die meisten holen sich von der KI Antworten. Du baust dir ein System. Sechs Schritte, jeder ist für sich schon nützlich.
- ueber-mich.md schreiben. Wer du bist, deine Rolle, deine Projekte, dein Kommunikationsstil, deine No-Gos. Das ist das Fundament: besserer Kontext, bessere Resultate.
- AGENTS.md anlegen. Die Betriebsanleitung für deine KI: wie sie denkt und schreibt, wann sie nachfragt, was tabu ist. Fakten von Annahmen trennen, Drafts statt Versand. Du hörst auf, dich zu wiederholen.
- Ground Truth pro Projekt aufbauen. Eine kanonische Datei je Projekt statt tausend Chats: die eine, verbindliche Fassung, bei Widersprüchen gilt sie. Rohquellen daneben in
sources/. Das ist das Gedächtnis deines Systems. - Verbindungen einrichten. E-Mail über Projektlabels, Kalender, Ablage. Erst mit Signalen von aussen wird aus dem Chat eine Assistenz.
- Trigger statt Prompts.
update,check,status. Einmal in der AGENTS.md definiert, für immer wiederverwendbar. - Automatisieren. Morgen-Briefing, Statusreport, Deadline-Wächter. Dein System arbeitet auch, wenn du nicht hinschaust.
Die Prompts dazu: kopieren, einfügen, und die KI interviewt dich. Am Schluss bekommst du die Datei fertig formatiert zum Abspeichern.
1 · ueber-mich.md erstellen
Ich will eine Datei ueber-mich.md als Fundament für meine KI-Zusammenarbeit. Interviewe mich dazu: Stelle mir die Fragen einzeln und warte jeweils auf meine Antwort. Frage nach: Rolle und Verantwortung, aktuelle Projekte, Arbeitsweise, Kommunikationsstil (Ton, Sprache, Du/Sie), Werte und Entscheidungsgrundsätze, No-Gos. Maximal 8 Fragen. Bohre nach, wenn eine Antwort zu vage ist. Danach erstelle die komplette ueber-mich.md als Markdown mit klaren Abschnitten (# Titel, ## Abschnitte, Aufzählungen), damit ich sie direkt abspeichern kann. Nutze nur meine Antworten, erfinde nichts.
2 · AGENTS.md erstellen
Ich will eine AGENTS.md: die Betriebsanleitung, wie meine KI für mich arbeiten soll. Interviewe mich einzeln zu: Wie soll die KI schreiben (Ton, Sprache, Länge)? Was soll sie nie tun? Wann soll sie nachfragen statt raten? Was darf sie allein entscheiden, was braucht meine Freigabe? Welche Triggerwörter will ich (z.B. update, check, status) und was soll jeweils passieren? Danach erstelle die komplette AGENTS.md als Markdown: Grundregeln, Arbeitsweise, Tabus, Triggerwörter mit Ablauf. Formuliere die Regeln kurz und prüfbar. Nur aus meinen Antworten, nichts erfinden.
3 · Ground Truth aufbauen
Ich will für ein Projekt eine Ground Truth aufbauen: eine kanonische Datei, die den verbindlichen Stand hält. Interviewe mich einzeln zu: Projektname und Ziel, Scope und Out-of-Scope, Beteiligte und Rollen, aktueller Status, nächste Schritte mit Fristen, bekannte Risiken, offene Fragen. Danach erstelle die komplette ground-truth.md als Markdown mit den Abschnitten: Zusammenfassung, Projekt, Aufgaben (Tabelle mit Owner und Frist), Entscheidungen, Risiken, Offene Fragen, Annahmen, Changelog. Trenne belegte Fakten von Annahmen. Erfinde nichts.
4 · Verbindungen planen
Hilf mir zu entscheiden, welche Verbindungen meine KI zu meinen Tools bekommen soll. Frage mich einzeln: Welche Tools nutze ich (E-Mail, Kalender, Ablage, Chat)? Was davon darf die KI lesen, was schreiben? Welche Daten sind sensibel und bleiben aussen vor? Was erlaubt meine Firma? Danach erstelle mir einen kurzen Verbindungs-Plan als Markdown: pro Tool der Zugriff (lesen / schreiben / kein Zugriff), die Begründung und der erste Einrichtungsschritt. Dazu eine Zeile pro Risiko, das ich bewusst in Kauf nehme.
5 · Trigger definieren
Ich will Triggerwörter definieren, damit ich nicht jedes Mal neu prompten muss. Frage mich einzeln: Welche Abläufe wiederhole ich regelmässig (z.B. Tagesstand, neue Quellen verarbeiten, Statusreport)? Was genau soll bei jedem Ablauf passieren, Schritt für Schritt? Was soll die KI dabei nie tun? Danach erstelle mir pro Ablauf einen Trigger-Abschnitt im AGENTS.md-Format: ### triggerwort, darunter die Schritte als nummerierte Liste, darunter die Grenzen. Kurz und eindeutig, damit die KI es jedes Mal gleich ausführt.
6 · Automatisierung aufsetzen
Ich will wiederkehrende PM-Arbeit automatisieren (z.B. Morgen-Briefing, Statusreport, Deadline-Wächter). Frage mich einzeln: Welche Routine will ich zuerst? Wann soll sie laufen? Welche Quellen braucht sie? Was ist das Ergebnis und wohin geht es? Woran merke ich, dass sie falsch läuft? Danach erstelle mir die Automatisierungs-Anweisung als Markdown: Name, Zeitplan, Schritte, Quellen, Ausgabeformat, Stopp-Regeln. So formuliert, dass ich sie direkt als Auftrag an meine KI oder in eine Automation einfügen kann. Starte mit einer Routine, nicht mit fünf.
«Die meisten stellen der KI Fragen. Wenige bauen Systeme. Das ist der Unterschied.»
