RTK Deep Dive · Workshop

KI im Projektmanagement

Planung und Umsetzung mit KI-Unterstützung: vom Prompt zum System.

Gustavo Salami · Kuble AG · Downloads für Teilnehmende ↓

Navigation: Pfeiltasten oder scrollen. Alle Prompts lassen sich direkt kopieren.

Mindset

Vor dem Prompt kommt Kontext.
Aus dem Kontext wird ein System.

Gestern Prompting

Jede Frage einzeln formulieren. Kontext jedes Mal neu zusammensuchen.

Heute Context Engineering

Der Kontext liegt strukturiert bereit. Die KI holt sich, was sie braucht.

Morgen Loop Engineering

Systeme laufen selbstständig. Der Mensch prüft und entscheidet, statt jeden Schritt zu steuern.

Ich schreibe kaum noch Prompts. Ich sage der KI: «Mach mir einen Prompt.» Wenn der Kontext stimmt, stimmt auch der Prompt.

Arbeitsteilung

Was die KI übernimmt, was bei dir bleibt

Die KI kann

  • E-Mails und Threads entwirren und zusammenfassen
  • Statusupdates, To-dos und Timelines pflegen
  • Briefing-Chaos strukturieren, Widersprüche finden
  • Verdichten, Varianten schreiben, Risiken markieren
  • Ausführlicher und geduldiger arbeiten als jeder Mensch unter Zeitdruck

Der Mensch muss

  • Entscheidungen fällen: die Verantwortung bleibt bei dir
  • Involviert sein, sonst kannst du nichts gegenchecken
  • Ergebnisse prüfen und verifizieren
  • Wissen, was er verstehen muss und was nicht
«Verstehen kannst du nicht delegieren.»

Die grösste Gefahr

Weniger ist mehr

Die KI baut dir alles, auch Systeme, die du selber nicht mehr durchschaust. Nach einer Woche weisst du nicht mehr, was das Ding überhaupt macht. Und die Verantwortung bleibt trotzdem bei dir.

Zu wissen, was du nicht brauchst, ist wichtiger als zu wissen, was du willst.
Herunterskalieren ist schwieriger als komplex bauen. Ein minimales System, das du verstehst, schlägt jedes Wunderwerk.
Wenige Automatisierungen, die du im Griff hast, statt tausend Dinge, die irgendwann irgendetwas verschicken.

Teil 1 · Fundament

Ground Truth

Kontext, dem du trauen kannst.

Das Fundament

Ground Truth

Ein strukturierter, kuratierter Ort, an dem das Kernwissen zum Projekt liegt: Ziele, Scope, Stakeholder, Aufgaben, Entscheidungen, Risiken. Nicht ein Ordner, in dem einfach alles drinsteckt.

Warum Markdown, nicht Word

  • Reiner Text mit einfacher Struktur: KI und Mensch lesen dasselbe
  • Kein Formatierungsmüll, keine Binärdaten, keine «Verunreinigung»
  • Die KI kann daraus jederzeit Website, PDF oder Präsentation machen

So sieht das aus

# Projekt Nova Pulse
## Status
- Gelb: Budget reduziert auf CHF 42'000

## Nächster Schritt
- GL-Entscheidungsgrundlage bis 10:30

## Offene Fragen
- Bern-Sales bestätigt?

Eine kanonische Datei ist die Wahrheit. Rohquellen (Mails, Briefings, Transkripte) bleiben daneben liegen, die Essenz wird kuratiert.

Das System

Drei Bausteine, dann fühlt es sich an wie Assistenz

1

Ground Truth

Das kuratierte Projektwissen. Lokal, in Markdown, von der KI gepflegt.

2

Verbindungen

MCP, Connectoren, Plugins, vor allem zur E-Mail. Dort läuft die Projektkommunikation. Gmail-Labels oder Outlook-Ordner statt der ganzen Inbox.

3

Trigger & Automatisierung

Ein Wort statt ein Prompt: status, update, check. Und jeden Morgen läuft das Briefing von selbst.

«Eine gute Assistenz denkt mit und weiss jeden Morgen, was ansteht. Genau das kann die KI übernehmen, und sie schaut auch am Freitagabend kein Fussballspiel.»

Teil 2 · Live-Demo

Lumen & Laut

Eine fiktive Agentur, ein echtes System.

Live-Demo

So läuft die Demo

  1. Der Ordner: Quellen in sources/, eine Datei ground-truth.md, alles lokal.
  2. Das Dashboard: läuft auf localhost, nur bei mir. Zwei Ansichten aus derselben Datei: eine komplexe und eine minimalistische. Gleiche Wahrheit, andere Darstellung.
  3. Trigger: Ich schreibe status, die KI liest die Ground Truth und sagt mir, wo das Projekt steht und was die nächste beste Aktion ist.
  4. E-Mail: Neue Kundinnenmail im Projektlabel → die KI erstellt einen Draft direkt in Gmail. Ich prüfe und schicke ab.
  5. Artefakte: «Mach mir eine Timeline» → Markdown → «Mach eine Website daraus» → «Und ein PDF für die GL.» Alles aus demselben Kontext.
  6. Meeting-Transkript: hineinwerfen → Entscheidungen, Aufgaben mit Owner, offene Fragen, sauber extrahiert.

Wichtig fürs Publikum: Das Dashboard ist nur eine Spiegelung der Ground Truth. Ich klicke dort nichts, ich sage dem Agenten, was zu ändern ist.

Risiko im Griff

E-Mail-Zugang, ohne alles preiszugeben

Labels statt Inbox. Die KI liest nur Mails mit dem Projektlabel (Gmail) oder aus dem Projektordner (Outlook), nie die ganze Inbox.
Eigene Agent-Inbox als Wand. Der Agent bekommt eine eigene E-Mail-Adresse. Projektmails leitest du weiter, sensible Mails nicht. Fertig ist die Trennung.
Drafts statt Auto-Versand. Die KI entwirft Antworten, du gibst frei. Automatisch senden lassen würde ich nicht.
Schweizer Optionen. Open-Weight-Modelle (Kimi, GLM) lassen sich in der Schweiz hosten, z.B. bei Infomaniak. Mistral hat Connectoren und sitzt in Europa.

Nutzen gegen Risiko abwägen: Was ist das Schlimmste, das passieren kann? Das ist deine Einschätzung, und deine Verantwortung.

Teil 3 · Für dich

Zum Mitnehmen

Prompts, Starter-Kit und der Einstieg ohne Vollzugriff.

Zum Mitnehmen

Use Cases & Prompts: kopieren und loslegen

Funktionieren in ChatGPT, Claude und Copilot, solange der Kontext mitkommt. Jeder gute PM-Prompt hat fünf Teile: Quelle, Auftrag, Format, Review-Regel, nächster Schritt.

Der wichtigste Zusatz, an jeden Prompt anhängen

Trenne immer:
- belegte Fakten
- Annahmen
- offene Fragen

Erfinde keine Fakten. Wenn Informationen fehlen, sag genau, welche.

Briefing-Chaos strukturieren

Hier sind mehrere Briefing-Versionen, Notizen und Mails zum selben Projekt.

Hilf mir, eine Struktur hineinzubringen:
- Was ist der aktuelle, gültige Stand?
- Wo widersprechen sich die Versionen?
- Stimmen Timelines und Budgets überein?
- Was hat sich über die Zeit verändert?

Erstelle danach eine konsolidierte Fassung mit offenen Fragen an den Kunden.

Meeting-Transkript → Protokoll & Aufgaben

Nutze dieses Transkript.

Extrahiere:
- Entscheidungen
- Aufgaben mit Owner und Deadline
- offene Fragen
- Risiken
- Punkte fürs Follow-up

Gib danach eine Kund:innenmail als Entwurf aus.
Keine Aufgabe ohne Owner als Fakt behandeln.
Unsichere Deadlines als offene Frage markieren.

E-Mail-Thread entwirren

Hier ist ein E-Mail-Thread mit mehreren Beteiligten und vermischten Themen.

- Fasse zusammen, was inhaltlich wirklich passiert ist.
- Wer will was von wem, und bis wann?
- Wo widerspricht sich etwas oder bezieht sich jemand auf Veraltetes?
- Was muss ich beantworten, was kann ich ignorieren?

Erstelle danach einen Antwortentwurf in freundlichem, klarem Ton.

Statusbericht

Nutze ausschliesslich die Projekt-Ground-Truth und die neuen Quellen.

Erstelle einen Statusbericht:
1. Kurzfazit
2. Fortschritt seit letztem Update
3. Blocker
4. Risiken
5. Entscheidungen nötig
6. Nächste Schritte
7. Offene Fragen

Markiere pro Aussage die Quelle oder «Annahme».

Stakeholder-Update in 3 Versionen

Nutze den aktuellen Projektstand.

Erstelle drei Versionen desselben Updates:
1. Management-Summary
2. Team-Update
3. Kund:innenmail

Gleiche Fakten, aber Ton, Detailtiefe und Call-to-Action angepasst.
Gib am Schluss aus, was vor dem Versand geprüft werden muss.

Risiko-Review

Prüfe diesen Projektstand auf Risiken.

Liefere die Top-5-Risiken mit:
- Wahrscheinlichkeit und Schaden
- Frühwarnsignal
- Gegenmassnahme
- Owner-Vorschlag
- Quelle oder Annahme

Markiere Risiken, die aus fehlenden Informationen entstehen.

Ground Truth aktualisieren

Nutze die neuen Quellen in [Ordner oder Label].

Aktualisiere die Ground Truth:
1. Neue Quellen auflisten
2. Fakten extrahieren
3. Annahmen und offene Fragen separat markieren
4. Aufgaben, Risiken und Entscheidungen aktualisieren
5. Changelog schreiben

Keine alten Fakten überschreiben, ohne den Grund im Changelog zu dokumentieren.

Timeline & Meilensteine

Erstelle aus der Ground Truth eine Timeline mit den wichtigsten
Meilensteinen, Abhängigkeiten und Verantwortlichen.

Prüfe deinen eigenen Plan danach kritisch:
- Was ist zu optimistisch?
- Wo fehlen Quellen?
- Welche Entscheidung braucht menschliche Freigabe?

Danach: Stelle die Timeline als übersichtliche Tabelle dar.

Und wenn ich nur Copilot habe?

Einstieg ohne Vollzugriff, in fünf Schritten

  1. Bestes Modell wählen und Reasoning bzw. «Think Deeper» aktivieren, sobald etwas kombiniert werden muss. Faustregel: Könnte es ein Praktikant nicht erledigen, dann Think Deeper.
  2. Ein Pilotprojekt wählen, nicht alles aufs Mal. Fragen, welche Connectoren die Firma zulässt (SharePoint? E-Mail?).
  3. E-Mails als .eml herunterladen und in den Chat hochladen. Die KI liest sie direkt, kein PDF-Ausdrucken, kein Umformatieren.
  4. Ein Ground-Truth-File anlegen (im Projektordner oder SharePoint) und in jedem Chat anhängen. Die KI hat sofort den ganzen Kontext.
  5. In Steps arbeiten: zuerst verstehen lassen, dann extrahieren, dann erstellen. Nach jedem Schritt prüfen.

Erster Prompt für den Einstieg

Ich lade dir die wichtigsten E-Mails, das Briefing und ein Meeting-Protokoll
zu einem Projekt hoch.

Hilf mir zuerst zu verstehen, was hier läuft. Danach extrahiere das Wissen
so, dass ich es als Projekt-Grundlage (Ground Truth) weiterverwenden kann:
Ziele, Scope, Beteiligte, Aufgaben, Entscheidungen, Risiken, offene Fragen.

Trenne belegte Fakten, Annahmen und offene Fragen. Erfinde nichts.

Downloads

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Prompt-Bibliothek

10 Kern-Prompts nach Use Case, Trigger-Prompts für ein GTS, Beispiel mit Meeting-Transkript.

prompt-bibliothek.zip ↓ ▦

GTS-Starter-Kit

Ground-Truth-Vorlage, Agenten-Regeln, Ordnerstruktur und der Start-Prompt, der alles aufbaut.

gts-starter-kit.zip ↓ ✉

Übungsdaten

Synthetisches Briefing, Mails und Mediaplan der fiktiven Agentur, plus 4 Übungen zum Ausprobieren.

uebungsdaten.zip ↓

Die Merksätze

  • Vor dem Prompt kommt Kontext. Aus dem Kontext wird ein System.
  • Verstehen kannst du nicht delegieren, die Verantwortung bleibt bei dir.
  • Weniger ist mehr: Wissen, was du nicht brauchst.
  • Eine kanonische Markdown-Datei schlägt jeden Dokumenten-Friedhof.
  • KI muss man kennenlernen wie einen Menschen. Anfangen, prüfen, Vertrauen aufbauen.

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